Уничтожение документов с истекшим сроком хранения является необходимой мерой для компании, поскольку рано или поздно объем архивов превысит критические отметки, и новые папки с бумагами некуда будет складывать. В связи с этим необходимо своевременно выполнять уничтожение архивных документов.
Каким способом грамотно уничтожить документацию?
Существует определенный порядок ликвидации документов, который регламентирует ключевые этапы этого мероприятия:
1. Экспертиза ценности документов с истекшим сроком хранения. Это выполняется, основываясь на нормативные документы. Может выясниться, что некоторые документы обязаны быть переданы в государственные архивы, поскольку имеют историческое или научное значение. В результате часто предприятия привлекают для выполнения экспертиз профессиональные фирмы, которые имеют связи с учреждениями государственного уровня.
2. Составление Акта о выделении к уничтожению. Он - основание для выполнения дальнейшего уничтожения. Чтобы случайно не отобрать архивные материалы, которые не входят в перечень, выделение документов к уничтожению происходит очень грамотно.
3. Списание документов. Документация, выбранная для ликвидации, обязана быть выведена из оборота и не может использоваться.
4. Физическая ликвидация документов на специализированном оборудовании (шредере). Шредирование позволяет добиться надлежащей утилизации за счет измельчения бумаги.
5. После работ оформляется Акт о проведении уничтожения.
– процесс непростой, именно поэтому привлечение экспертов позволяет осуществить все правильно и оперативно